Mô hình 5S là gì? Bí mật thành công của doanh nghiệp

Mô hình 5S bắt nguồn từ Nhật Bản, được sử dụng như một phương pháp tối ưu hóa môi trường làm việc, nâng cao năng suất doanh nghiệp. Vậy mô hình 5S là gì? 5S mang lại lợi ích gì? Cách thực hiện như thế nào? Cùng làm rõ trong bài viết dưới đây.

Mô hình 5S là gì?

5S là phương pháp tối ưu 5 yếu tố trong doanh nghiệp. Mô hình này giúp tạo ra môi trường làm việc lý tưởng, chuyên nghiệp. Từ đó, hướng tới cải thiện và nâng cao năng suất công việc.

Hiểu đơn giản, thực hiện 5S giúp không gian làm việc của doanh nghiệp sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng. Đồng thời vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ điều kiện làm việc lý tưởng cho nhân viên. Làm việc trong không gian gọn gàng, sạch sẽ tạo tâm lý thoải mái, nâng cao hiệu suất công việc.

Mô hình 5S gồm những gì?

5S là 5 yếu tố bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật, bao gồm Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

Seiri (Sàng lọc)

Sàng lọc là việc giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những thứ không cần thiết trong môi trường làm việc. Đó có thể là trang thiết bị, máy móc, đồ dùng văn phòng phẩm, đồ trang trí…. của doanh nghiệp.

Sàng lọc bước đầu là quan sát những và chọn ra những vật dụng không cần thiết. Những vật dụng đó sẽ được lưu kho, chuyển sang bộ phận khác, tái chế hoặc vứt bỏ. Muốn xác định vật dụng đó có cần thiết này không, bạn cần trả lời 5 câu hỏi sau:

Trả lời xong những câu hỏi này mà chưa đưa ra quyết định, bạn hãy gắn “thẻ đỏ” cho nó. Trên thẻ ghi vị trí, chức năng, người sử dụng, ngày được dán thẻ. Sau 1 – 2 tháng đánh giá lại và đưa ra quyết định cuối cùng.

Ví dụ: Một chiếc máy vi tính trong văn phòng đã hỏng, không thể sửa chữa, cần lập tức loại bỏ. Trường hợp chiếc máy tính còn hoạt động mà không có người sử dụng, gắn thẻ cho nó. Sau 1 tháng không có nhân viên sử dụng nó, số lần sử dụng quá ít, có thể xem xét lưu kho hoặc chuyển sang bộ phận khác cần thiết hơn.

Seiton (Sắp xếp)

Sau khi những vật dụng không cần thiết được loại bỏ, những đồ vật được giữ lại cần được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp. Đây là bước tiếp theo của 5S – Seiton (Sắp xếp). Tiêu chí sắp xếp là dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại.

Để có sắp xếp tối ưu nhất, bạn cần xem xét tới không gian bố trí văn phòng, tần suất sử dụng và kế hoạch công việc cần làm liên quan tới đồ vật đó. Những đồ vật sử dụng hàng ngày nên đặt trên bàn làm việc hoặc gần vị trí làm việc. Những đồ vật ít sử dụng hơn có thể đặt xa hơn, ở vị trí phù hợp với không gian văn phòng.

Đồng thời, vị trí sắp xếp đồ vật cần được thống nhất ý kiến của đồng nghiệp trong văn phòng. Sau khi thống nhất sắp xếp, nên có danh sách tổng hợp tất cả tên và vị trí sắp xếp của nó, thông tin càng cụ thể càng tốt. Như vậy, mọi người đều dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

Seiso (Sạch sẽ)

Chữ S tiếp theo là Seiso (Sạch sẽ), thường xuyên vệ sinh, lau chùi để giữ gìn không gian làm việc luôn sạch đẹp, không bị lộn xộn, không bị lấm bẩn và có mùi khó chịu. Tiêu chí này hướng tới xây dựng không gian làm việc sạch, vệ sinh, an toàn, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động.

Ngoài ra, S3 còn hướng tới thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị, máy móc. Điều này giúp mọi người luôn có thiết bị làm việc khi cần thiết.

Công ty thường có riêng một bộ phận chịu trách nhiệm vệ sinh. Tuy nhiên, mỗi cá nhân cần có ý thức tự giác dọn dẹp không gian làm việc quanh vị trí của mình. Đối với sửa chữa máy móc, có bộ phận riêng nhưng nhân viên có trách nhiệm kiểm tra và thông báo khi cần sửa chữa.

Seiketsu (Săn sóc)

S4 – Seiketsu (Săn sóc) liên quan tới S3 – Seiso (Sạch sẽ), đóng vai trò duy trì và chuẩn hóa S3. Cụ thể, để duy trì việc thực hiện S3 hiệu quả, bạn cần lập quy chuẩn, nêu rõ phạm vi trách nhiệm của từng cá nhân đối với mỗi đồ vật, khu vực trong văn phòng.

Để triển khai 3S, bạn có thể thiết lập các bảng biểu, hình ảnh hướng dẫn các bước thực hiện đặt ở các vị trí dễ thấy trong văn phòng. Như vậy, tất cả nhân viên đều có thể tham khảo, thực hiện chính xác.

Shitsuke (Sẵn sàng)

Chữ S cuối cùng là Shitsuke (Sẵn sàng), giúp mọi nhân viên có thói quen tuân thủ nghiêm ngặt các quy định đặt ra ở những S phía trên. Muốn vậy, cần làm cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của 5S. Sau đó, mọi người sẽ tự giác và chủ động thực hiện theo.

Để thực hiện được bước này, công ty sẽ tổ chức những buổi training, định hướng cho nhân viên. Tần suất thực hiện được cập nhật liên tục mỗi khi có thay đổi mới.

Cách vận hành mô hình 5S trong một doanh nghiệp

Để vận hành mô hình 5S, doanh nghiệp cần thực hiện những bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch chi tiết

Trước tiên, các cấp lãnh đạo và quản lý sẽ họp để xây dựng và thống nhất kế hoạch cùng lộ trình thực hiện. Kế hoạch phải được xây dựng chi tiết từng bước và thời gian cụ thể. Nội dung kế hoạch cần được trình bày cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu để bất kỳ ai cũng có thể áp dụng chính xác.

Những quy định trong 5S cần tất cả nhân viên đồng thuận thực hiện và ảnh hưởng tới mọi người. Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện khảo sát để nắm bắt được ý kiến, nhu cầu, mong muốn của mọi người trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. 

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện mô hình 5S, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến, cảm nhận của mọi người. Từ đó, đánh giá kết quả thực hiện và đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện

Ở bước này, doanh nghiệp thực hiện phổ biến các nội dung 5S theo kế hoạch tới tất cả nhân viên. Yêu cầu ở bước này phải đảm bảo nội dung được truyền tải tới tất cả mọi người. Đồng thời, mọi nhân viên phải hiểu ý nghĩa và cách thực hiện 5S. Có như vậy, họ mới có động lực và tự giác thực hiện đúng trách nhiệm của mình.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đưa ra kỳ vọng về kết quả cuối sau khi thực hiện 5S. Điều này tạo mục tiêu để mọi người hướng đến khi thực hiện công việc theo trách nhiệm được phân công. Kết quả kỳ vọng này cần có sự đảm bảo của những cá nhân liên quan để tăng thêm tính cam kết và độ uy tín đối với việc thực hiện 5S.

Bước 3: Triển khai thực hiện quy trình 5S

Tất cả mọi người tiến hành thực hiện các công việc theo kế hoạch. Đồng thời, doanh nghiệp thực hiện giám sát và đốc thúc mọi người thực hiện đúng theo trách nhiệm được giao.

Bước 4: Đánh giá và cải tiến quy trình 5S

Khi việc triển khai 5S đã đi vào khuôn khổ, doanh nghiệp không nên xao nhãng. Việc cải tiến quy trình thông qua đánh giá kết quả đầu ra cần tiếp tục thực hiện. Từ kết quả, xác định và phân tích những khía cạnh thực hiện tốt. Đây là tiêu chuẩn cho những lần thực hiện tiếp theo.

Quá trình đánh giá, cải tiến ở đây không chỉ khoanh vùng trong nội bộ. Doanh nghiệp cần học hỏi, quan sát các doanh nghiệp đã, đang áp dụng 5S trong sản xuất, kinh doanh. So sánh về quy mô, đối chiếu về ưu, nhược điểm. Từ đó rút kinh nghiệm cho chính doanh nghiệp của mình để thực hiện 5S tối ưu hơn.

Bước 5: Duy trì thực hiện quy trình 5S

Bước cuối cùng không kém phần quan trọng trong quy trình triển triển khai 5S là duy trì thực hiện. Biến 5S trở thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên vận hành theo mô hình 5S?

Mô hình 5S mang lại những lợi ích đối với nhân viên và doanh nghiệp.

Lợi ích của 5S đối với doanh nghiệp:

• Nâng cao hiệu quả/năng suất sản xuất, kinh doanh.
• Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, lành mạnh.
• Giảm thiểu lãng phí không đáng có (chi phí nhân công, thời gian tìm kiếm,…).
• Xây dựng tổ chức có kỷ luật, nề nếp.
• Mang đến nhiều cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp.

Lợi ích của 5S đối với nhân viên:

• Được làm việc trong không gian gọn gàng, sạch sẽ, thoải mái và đảm bảo an toàn.
• Rèn luyện ý thức trách nhiệm, tự giác đối với công việc, đoàn kết đối với đồng nghiệp.
• Mang đến cảm giác tự hào, hứng khởi, giàu động lực cho nhân viên trong quá trình làm việc.
• Tăng thu nhập thông qua việc tăng hiệu quả đầu ra cho công ty.

Kết luận

Nội dung mô hình 5S rất đơn giản, bao gồm những thay đổi nhỏ nhưng mang tới hiệu quả lớn. Phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng. Áp dụng mô hình 5S mang đến môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái cho nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng tạo cảm hứng làm việc cho mọi người, giúp nâng cao năng suất và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm bài viết: 5S là gì? Khái niệm và lý do tại sao nên ứng dụng 5S trong công việc