5S là gì? Khái niệm và lý do tại sao nên ứng dụng 5S trong công việc

Mỗi doanh nghiệp cần thực hiện những dự án khác nhau, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình. Để đảm bảo dự án được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm tài nguyên, doanh nghiệp cần ứng dụng 5S. Vây 5S này là gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

5S là gì?

Hiểu đơn giản, 5S là một quy trình cần thực hiện trước, trong và sau khi chạy một dự án/sự kiện/công việc của doanh nghiệp. 5S giúp định hướng hoạt động, lên kế hoạch, giám sát thực hiện công việc. Đồng thời, quy trình 5S cũng bao gồm nghiệm thu kết quả công việc đó.

Ví dụ: Để thực hiện dự án quảng bá cho một công ty du lịch, bạn có ý tưởng viết loạt bài review các địa điểm du lịch. Ý tưởng này sẽ chỉ nằm trong đầu bạn hay nằm trên giấy nếu không bắt tay vào thực hiện. Mặt khác, khi thực hiện 5S, ý tưởng của bạn sẽ được hiện thực hóa và đảm bảo mang lại hiệu quả quảng bá tốt cho công ty du lịch.

Những chữ “S” là gì?

Cụ thể 5S gồm những phần nào? Cùng tìm hiểu 5 chữ “S” trong 5S dưới đây:

Ideas – Ý tưởng

S1 trong 5S là những suy nghĩ, hình dung một sự việc hoặc công việc nhưng chưa cụ thể, chưa có Targets/Deadlline. Nó là ý nghĩ nảy ra trong đầu nhưng chưa cụ thể đó là gì và làm như thế nào. Bước này chỉ là nghĩ ý tưởng mà thôi, ý tưởng đó có thể được thực hiện hoặc không.

Ví dụ: Bạn có ý tưởng thực hiện chuỗi bài review về các địa điểm du lịch nổi tiếng. Bạn chưa có kế hoạch cụ thể là viết về địa điểm nào, viết như thế nào, đăng ở đâu…

Research – Nghiên cứu

Chữ S2 trong 5S là bước tìm kiếm, nghiên cứu và phân tích các thông tin để thực hiện ý tưởng tại S1 trước khi lập Plan cho các công việc phục vụ cho S4. Từ ý tưởng ban đầu, bạn tìm kiếm, nghiên cứu và phân tích các thông tin liên quan đến nó. Bước này giúp bạn định hướng mục tiêu, chuẩn bị thông tin cho bước lập kế hoạch tiếp theo.

Ví dụ: Từ ý tưởng viết bài review trên, bạn nghiên cứu các thông tin liên quan đến các địa điểm du lịch như:

Những địa điểm nào nổi tiếng, được nhiều người quan tâm?

Mọi người mong muốn gì khi đọc review về các địa điểm du lịch?

Có những cách viết review về các địa điểm du lịch nào?

Mọi người thường tìm kiếm nội dung review trên những nền tảng nào?

Cách viết nào hiệu quả nhất?

Tìm kiếm, nghiên cứu và phân loại thông tin về các địa điểm du lịch.

Plan – Kế hoạch

Tiếp theo là S3 trong 5S – lên kế hoạch thực hiện idea theo Targets và Deadline cụ thể. Bước này sẽ trả lời câu hỏi làm như thế nào và khi nào làm. Cụ thể, bạn lập kế hoạch chi tiết từng bước về phương pháp, quy chuẩn và thời gian thực hiện.

Ví dụ: Bạn lập kế hoạch cho idea review các địa điểm du lịch gồm các công việc như sau:

Lập danh sách những địa điểm cần review.

Sắp xếp deadline thực hiện viết và đăng bài.

Lựa chọn cách viết (outline) của từng bài  và lên quy chuẩn bài viết.

Phân chia công việc cụ thể cho từng người và deadline tương ứng.

Tập hợp tất cả những việc trên vào một bản báo cáo và thiết lập chế độ theo dõi tiến trình thực hiện (lập một file Excel chẳng hạn).

Executive (Subject + Executive) – Thực thi

S4 trong 5S là bước tiến hành thực hiện dự án, công việc theo kế hoạch đã lập ở S3. Mỗi người đã được phân công công việc cụ thể  sẽ tiến hành thực hiện công việc của mình theo yêu cầu và deadline được giao.

Ví dụ:

Bạn tiến hành viết các bài review theo kế hoạch và thời gian quy định ở S3.

Đừng quên việc theo dõi hiệu suất cho các bài viết để đảm bảo KPIs cũng như Target đã đặt ra

Evaluate – Đánh giá

Muốn đảm bảo hiệu quả công việc, bạn cần đánh giá kết quả trong và sau khi thực hiện. Đây chính là S cuối cùng trong 5S, dùng để xét xem có đạt được Targets (mục tiêu) hay chưa, các Ratios (chỉ số) có hợp lý chưa và khai thác thêm cơ hội từ Project.

Ví dụ: Sau mỗi bài viết review được hoàn thành đăng, cần kiểm tra, đánh giá xem nó có thực hiện đúng yêu cầu bài viết hay không. Tiếp theo là đánh giá hiệu quả bài viết mang lại. Tương tự, sau khi hoàn thành tất cả bài viết cũng tiếp tục đánh giá lại một lần nữa. Tiêu chí đánh giá có thể gồm lượt tương tác, lượt chuyển đổi, tỷ lệ click, thời gian time-on-page…

Tại sao cần thực hiện 5S dự án của doanh nghiệp

Thực hiện quy trình 5S mang lại những lợi ích sau đây:

• Mang đến nhiều ý tưởng mới cho doanh nghiệp.
• Hiện thực hóa các ý tưởng, mang lại hiệu quả cao, doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Định hướng mục tiêu công việc rõ ràng, cụ thể, tránh sai sót và nhầm lẫn khi thực hiện.
• Thực hiện phân chia công việc cụ thể rõ ràng, có deadline chi tiết cho từng người, từng việc.
• Kiểm soát và đảm bảo chất lượng công việc ở mức tốt nhất theo từng đầu việc, từng giai đoạn và trong cả dự án.

Trên đây là giải thích về khái niệm và vai trò của quy trình 5S đối với việc thực hiện dự án của doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng, đúng mục tiêu và mang lại kết quả cao.