5W1H là gì? Các bước thực hiện một công việc hiệu quả nhất

Tại công ty, mỗi nhân viên phải thực hiện nhiều công việc khác nhau. Có công việc quen thuộc, cũng có công việc mới, đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ lưỡng. Làm thế nào để mỗi người thực hiện tốt nhất công việc, kế hoạch, dự án được giao? 5W1H là giải giáp đơn giản mà hiệu quả được sử dụng trong trường hợp này. Vậy 5W1H là gì, các bước thực hiện một công việc, dự án như thế nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Các bước thực hiện một kế hoạch công việc

Để thực hiện một kế hoạch công việc đạt hiệu quả cao nhất, cần có một quy trình cụ thể. Tùy thuộc vào tính chất công việc sẽ có quy trình khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung sẽ bao gồm các bước như sau:

• Phân tích 5W1H: Thực hiện nghiên cứu công việc cần làm bằng cách trả lời các câu hỏi theo cấu trúc 5W1H. Việc này giúp hiểu rõ vấn đề theo nhiều góc độ, khía cạnh khác nhau.
• Developing Plan: Tìm kiếm và xác định các Who phù hợp để tham gia thực hiện công việc, dự án.
• Execution Plan: Xác định những công việc cần làm để hoàn thành công việc, kế hoạch, dự án.

• Action Plan: Dựa vào các thông tin thu được từ những bước trên, tiến hành lên kế hoạch thực hiện công việc. Bao gồm chi tiết các đầu việc cần thực hiện theo ngày, theo tuần, theo tháng và theo từng giai đoạn cụ thể.

Trên đây là khái quát các bước thực hiện một công việc, dự án hướng tới đạt kết quả tốt nhất. Cụ thể từng bước cần làm gì, ý nghĩa từng bước được trình bày trong các phần tiếp theo.

5W1H là gì?

5W1H là phương pháp giải quyết vấn đề bằng cách đặt câu hỏi để tìm hiểu sâu sắc và xem xét vấn đề đó từ nhiều khía cạnh khác nhau. Bên cạnh việc được sử dụng là phương pháp giải quyết vấn đề, 5W1H còn là phương pháp để cải tiến quy trình thông qua trả lời các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và làm như thế nào.

Việc liên tục đặt và trả lời các câu hỏi trong 5W1H giúp bạn hiểu toàn diện, chi tiết về một vấn đề. Trong quá trình này, bạn sẽ nhận ra các ý tưởng mới, cách giải quyết vấn đề và cải thiện tình trạng hiện tại. Bạn trả lời các câu hỏi càng chi tiết càng tốt, vấn đề được đào sâu và trở nên rõ ràng hơn.

5W1H còn được gọi là phương pháp Kipling hay kỹ thuật Kipling – một bộ câu hỏi được xây dựng xung quanh một vấn đề cụ thể, giúp kích thích khả năng tư duy, sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề. Phương pháp này được sử dụng phổ biến trong các trường học để kích thích khả năng học hỏi, nghiên cứu của học sinh. Nó cũng được sử dụng trong doanh nghiệp để loại bỏ sai lầm, nâng cao hiệu quả quy trình công việc.

Giải thích chi tiết các yếu tố của 5W1H

Các yếu tố trong 5W1H bao gồm 5W (what, why, who, when, where) và 1H (how). Trong từng trường hợp cụ thể, các yếu tố này được sắp xếp thứ tự khác nhau. Dưới đây là giải thích chi tiết các yếu tố này.

What – Cái gì?

Đây là câu hỏi giải thích cơ bản về sự vật, sự việc, vấn đề cần giải quyết. Tùy từng trường hợp cụ thể mà câu hỏi what có nhiều hình thái khác nhau như đó là cái gì, vấn đề là gì, bối cảnh là gì…

Ví dụ: Bạn cần nghiên cứu về máy lọc nước, what ở đây bao gồm: 

• Máy lọc nước là gì?

• Có mấy loại máy lọc nước, đó là những loại nào?

• Cấu tạo máy lọc nước là gì?

• Công dụng của máy lọc nước là gì?

• Dấu hiệu cần thay thế máy lọc nước?

Who – Ai?

Câu hỏi này hướng tới cá nhân, nhóm người, tổ chức…liên quan tới vấn đề đó. Đó có thể là người sáng tạo/sáng lập/phát hiện ra sự vật/sự việc/vấn đề đó, người có khả năng giải quyết vấn đề, người được hưởng lợi từ sự vật/sự việc…

Ví dụ: Tiếp tục ví dụ về máy lọc nước, who ở đây bao gồm:

• Ai sử dụng máy lọc nước?

• Máy lọc nước do ai sản xuất?

• Ai sáng tạo ra máy lọc nước?

Where – Ở đâu?

Where đề cập tới địa điểm, vị trí diễn ra sự vật, sự việc. Nắm bắt được yếu tố này, bạn sẽ biết được vấn đề phát sinh từ đâu và tìm hướng giải quyết từ đó.

Ví dụ: Tiếp tục về máy lọc nước, where có thể là một số câu hỏi sau:

• Nhà máy sản xuất máy lọc nước ở đâu?

• Máy lọc nước ra đời từ đất nước nào?

• Máy lọc nước được nhập khẩu, lắp ráp ở đâu?

• Mua máy lọc nước ở đâu uy tín?

• Nên lắp đặt máy lọc nước ở đâu trong nhà?

When – Khi nào?

Where đề cập tới mốc thời gian, thời lượng, tần suất diễn ra sự việc, tình huống đang tìm hiểu hoặc thời gian phù hợp để thực hiện kế hoạch.

Ví dụ: Tiếp tục về máy lọc nước, when là trả lời các câu hỏi:

• Máy lọc nước có từ khi nào?

• Khi nào nên mua máy lọc nước?

• Khi nào nên bảo hành/ sửa chữa/ thay thế các bộ phận máy lọc nước?

Why – Tại sao?

Why là những câu hỏi liên quan đến nguyên nhân hình thành sự vật/sự việc, nguyên nhân vấn đề phát sinh, tại sao cần thực hiện điều này. Đây là yếu tố quan trọng nhất 5W1H, là nút thắt quan trọng, giúp bạn tìm ra cách giải quyết vấn đề.

Ví dụ: Tiếp tục với máy lọc nước, các câu hỏi why như sau:

• Tại sao nên sử dụng máy lọc nước?

• Tại sao cần sửa chữa, thay thế định kỳ các bộ phận máy lọc nước?

• Tại sao nên uống nước trực tiếp tại vòi mà không đun sôi?

• Tại sao nước lọc qua máy lại sạch hơn?

• Tại sao nước lọc qua máy lại chứa khoáng chất?

• Tại sao nước lọc qua máy có thể uống trực tiếp?

• Tại sao nước lọc qua máy có vị ngọt?

How – Làm sao? Làm như thế nào?

How là yếu tố quan trọng trong 5W1H, đề cập tới cách giải quyết vấn đề, cách thực hiện kế hoạch, công việc, dự án. Cách thực hiện cần chi tiết, cụ thể, rõ ràng, bao gồm tất cả công cụ, phương pháp, phương tiện, nguồn lực và chi phí để thực hiện công việc này sao cho đạt hiệu quả tốt nhất.

Ví dụ: Tiếp tục với máy lọc nước, các câu hỏi how như sau:

• Lựa chọn máy lọc nước phù hợp như thế nào?

• Lắp đặt máy lọc nước như thế nào?

• Mẹo khắc phục một số lỗi nhỏ của máy lọc nước?

• Cách sử dụng máy lọc nước an toàn, bền lâu như thế nào?

Tóm lại, việc đặt những câu hỏi theo 5W1H cho phép bạn tìm hiểu đến tận cùng vấn đề bằng cách sắp xếp các suy nghĩ một cách có hệ thống và nhấn mạnh thông tin quan trọng. Điều này có thể giúp nhận ra các vấn đề tiềm ẩn và các giải pháp khả thi để giải quyết công việc, dự án đang thực hiện.

Developing Plan là gì?

Developing Plan là bước tiếp theo sau khi đã thực hiện làm 5W1H và Proposal cho một Project. Dùng để tập trung xác định Who (P.I.C, Doer, Supplier) cho các Activities trong Project.

Khi đã nghiên cứu kỹ càng công việc cần làm theo bộ câu hỏi 5W1H, ở bước này cần xác định những đối tượng, thành viên phù hợp tham gia thực hiện công việc này. Phân chia từng đầu việc cho từng đối tượng thực hiện, càng chi tiết càng tốt.

Execution Plan là gì?

Là bước tiếp theo sau Developing Plan. Mục tiêu của Execution Plan là dùng để xác định các Activities và Things to Do cụ thể, từ đó đưa vào Action Plan. Ở bước này, bạn cần xác định cụ thể và chi tiết các công việc cần làm của từng thành viên tham gia dự án.

Action Plan – Kế hoạch hành động

Action Plan là kế hoạch hàng tuần, gồm các Activities, Tasks từ các Projects, Assignments phải làm trong tuần kế tiếp. Action Plan là những gì doanh nghiệp sử dụng để phát triển và thực hiện chiến lược marketing. Mục đích của việc tạo Action Plan là đưa các mục tiêu, chiến lược và các kế hoạch khác dưới dạng văn bản, giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và đo lường tiến độ thực hiện chiến dịch marketing.

Action Plan là cơ sở giúp bạn đi đúng hướng, thực hiện đúng mục tiêu và chiến lược đã đề ra. Các mục tiêu, kế hoạch này được trình bày chi tiết dưới dạng văn bản, giúp tất cả nhân viên hiểu và nắm rõ các bước thực hiện, mục tiêu cần đạt được và cách đo lường mục tiêu đó như thế nào.

Mỗi Action Plan khác nhau, phụ thuộc vào từng công việc, vấn đề, dự án. Tuy nhiên, về cơ bản đều gồm một số yếu tố tiêu chuẩn bao gồm:

• Key performance indicators (KPIs): Đây là những số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch.
• Campaign Time Frame (Khung thời gian của chiến dịch): Bao gồm khung thời gian, thời hạn thực hiện các công việc nhỏ và toàn bộ kế hoạch.
• Product (Sản phẩm & dịch vụ): Phân tích sản phẩm, dịch vụ mà kế hoạch cần thực hiện.
• Company mission statement​​​​​​ (Tuyên bố sứ mệnh của công ty): Tất cả các công việc theo kế hoạch cần phải phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu chung mà doanh nghiệp hướng tới.
• Marketing budget (Ngân sách marketing): Liệt kê, tính toán các chi phí cần có để thực hiện kế hoạch, phù hợp với tổng ngân sách chung.

Kết luận

Trên đây là thông tin về các bước thực hiện một công việc, dự án hiệu quả, giải thích chi tiết từng bước thực hiện gồm 5W1H, Developing Plan, Execution Plan và Action Plan. Hy vọng những thông tin này có thể giúp bạn nắm được các bước để hoàn thành tốt công việc được giao.